Controle de Envio de Material Promocional

Olá

Preciso fazer uma planilha de controle de envio de material promocional.

Os representantes da minha empresa me enviam um pedido para que eu os envio certos materias promocionais, porém, gostaria de começar a armazenar esses envios, tenho isso documentado em papel, mas preciso fazer um controle para que os próximos pedidos sejam supersionados, caso um material ja tenha sido enviado para uma tal loja e ele não seja enviado em duplicidade.

Então, assim que um pedido fosse enviado, eu iria nessa planilha, digitaria o código do cliente ao qual o pedido esta sendo feito, ele faria uma busca no banco de dados (que eu preciso digitalizar, pois tenho documentado tudo em papel) e essa busca me falaria qual produto ja foi enviado a esse cliente e em qual data ....

No resultado seria informado as seguintes informações.....

Representação / Cliente / Código do Cliente / Material enviado / Data de envio .......

Preciso muito da ajuda de vocês, pois isso facilitaria muito meu trabalho....

Sera que deu pra entender mais ou menos o que quero ? Não sei o que usar, excel (manjo muito pouco) ou access (manjo 0 ).....

Me deem uma luz ehehehe !!

abraçoosss