envio de relatorio

Bom dia pessoal... queridos em minha igreja existe uma reuniao em grupos. Após a reunião o lider preenche um relatorio e envia por email ao supervisor... eu gostaria de fazer com que isso ficasse em uma base de dados, os supervisores entrariam, escolheriam qual grupo e teriam o resultao na tela... nao sou programador, vou lendo e fazendo nosso site, porem nesse caso estou perdido até em começar, se puder me ajudem.

Acredito que o primeiro passo vou criar a tabela dos grupos (id, endereco, dia_semana, lider, auxiliar, supervisor, anfitriao), essas informações estariam no cabeçalho.

Minha maior duvida, para armazenar a presença minha tabela seria algo mais ou menos assim (id, data, nome_membro, situacao(presente, falta ou justificado))

Se for isso como listar conforme a imagem abaixo??

/applications/core/interface/imageproxy/imageproxy.php?img=http://www.cgitaquera.com.br/grupo.jpg&key=8bda042aef6c21bab4cd77dc358eb8c2d1a962bfed552512874dbc2b6811e174" alt="Imagem Postada" />

estou bem perdido como preencher as colunas de presenca.

Abraços e obrigado

Marcelo