Verificando dados no banco

Olá pessoal tudo bem? Estou necessitando de uma força com um código aqui, vou tentar ser o mais claro possível. É o seguinte, tem esta tabela em meu banco de dados:

DROP TABLE IF EXISTS `pipeline_documentos`;
CREATE TABLE `pipeline_documentos` (
 `documento_id` int(11) NOT NULL auto_increment,
 `documento_nome` varchar(255) default NULL,
 `documento_nome_original` varchar(255) default NULL,
 `documento_type` varchar(255) default NULL,
 `documento_tamanho` varchar(255) default NULL,
 `documento_especie` varchar(255) default NULL,
 `documento_label` varchar(255) default NULL,
 `documento_data` varchar(255) default NULL,
 `user_id` int(11) default NULL,
 `segurado_id` int(11) default NULL,
 `negocio_id` int(11) default NULL,
 `objeto_id` int(11) default NULL,
 PRIMARY KEY (`documento_id`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

A função dela será armazenar documentos enviados no sistema, o que vai separa um documento do outro são as colunas "documento_especie" e "documento_especie", e seus ID relacionados (segurado_id,negocio_id,objeto_id), em media serão de 5 a 7 documentos enviados, variam por causa da CNH e/ou CPF e RG que podem ou não serem enviados juntos ou apenas um deles.

Então o que preciso é verificar se um documento já foi enviado ou não e retornar um erro para não deixar o usuário avançar caso algum documento não exista no sistema. Comecei a rascunha alguma coisa, porém não senti muita segurança nisso:

function verifica_documentos($segurado_id,$negocio_id,$objeto_id,$retonar=false){

	#Documenro Objeto
	#Declaração de Ofereta
	#Proposta Assinada
	#CNH
	#CPF e RG

	#$documentos = array('Documenro Objeto','Declaração de Ofereta','Proposta Assinada','CNH','CPF','RG');

	$erro = Array();
	$erros = '0';

	$sel_doc_1 = $this->seleciona("SELECT * FROM pipeline_documentos WHERE negocio_id='".$negocio_id."' AND documento_label='negocio'");
	$contar_negocio = mysql_num_rows($sel_doc_1);

	if($contar_negocio < '2'){
 $erro[] = 'Declaração de Ofereta e/ou Proposta Assinada';
 $erros++;
	}

	$sel_doc_2 = $this->seleciona("SELECT * FROM pipeline_documentos WHERE segurado_id='".$segurado_id."' AND documento_label='segurado'");
	$contar_segurado = mysql_num_rows($sel_doc_2);

	if($contar_segurado < '1'){
 $erro[] = 'CNH, CPF e/ou RG';
 $erros++;
	}

	$sel_doc_3 = $this->seleciona("SELECT * FROM pipeline_documentos WHERE negocio_id='".$negocio_id."' AND objeto_id='".$objeto_id."' AND documento_label='objeto'");
	$contar_objeto = mysql_num_rows($sel_doc_3);

	if($contar_objeto == '0'){
 $erro[] = 'Documenro Objeto Segurado';
 $erros++;
	}

	if($retonar == 'lista_erros'){

 $sql = implode( ' ),( ',$erro );
 return '('.$sql.')';

	}else if($retorna = 'numero_erros'){

 return $erros;

	}

}

Existe uma forma mais simplificada? Onde possa chegar ao mesmo resultado ou a um melhor resultado? Desde já agradeço a colaboração de todos que se prontificarem a ajudar.