Como identificar o servidor da empresa

Bom dia amigos

Meu técnico de T.I da minha empresa. esta com problemas sérios de saúde, mas a esposa dele tem um arquivo com todas as senhas dos clientes dele.Gostaria de saber como criar um novo usuário para ter permissão as pastas compartilhadas dos vários departamentos da empresa (Acredito que o banco de dados é SQL, não tenho certeza). Se precisar de mais informações para responder minha dúvida, por favor, solicite aqui.

Anexos com fotos e prints do sistema (este fórum esta com problema no anexo de fotos)

https://drive.google.com/open?id=0B1Sp937phJHJYkRNUW5uaERUUUE

https://drive.google.com/open?id=0B1Sp937phJHJNF91T2o0cVpLQzQ

https://drive.google.com/open?id=0B1Sp937phJHJbVpXU0FaWTVHRjQ

https://drive.google.com/open?id=0B1Sp937phJHJajd1MUU5Zk9WZ0U

Abs